0.3  Systematische Organisations- und Rechtssammlung


Das vorliegende Organisationssystem umfasst alle entsprechenden Elemente der Gemeinde Niederglatt und ist für Interessierte gemäss dem IKS-Prinzip der Transparenz einsehbar. Im Organisationshandbuch OHB ist das umfassende Führungs- und Qualitätsverständnis festgehalten und in dessen Kapitel 0 die Rahmenbedingungen dargestellt. Die Nummerierung der OHB Kapitel entspricht der Prozess-Struktur der Gemeinde Niederglatt.

 

Formelle Rechtserlasse der Gemeinde Niederglatt sind in der systematischen Rechtssammlung mit einem R identifiziert, gefolgt von der Prozess-Nummer , einer Laufnummer und einem Änderungsindex beginnend mit A (Beispiel R4.2-01A identifiziert die erste Ausgabe des Reglements der Schul- und Gemeindebibliothek Niederglatt seit der Einführung des Systems).

 

Die weiteren Stufen der Organisationspyramide der Gemeinde Niederglatt enthalten die weiteren Unterlagen, welche für ein gutes Funktionieren der Gemeinde sinnvoll sind. Wo nicht anders umschrieben, sind diese Dokumente wie folgt identifiziert:

  • ein Formular mit einem F, gefolgt von der Kapitel-Nr. des Prozesses, einer fortlaufenden Nummer beginnend mit 01 und dem Änderungsindex beginnend mit A. (Beispiel: F2.1-01A identifiziert das erste umschriebene Formular im Prozess der Einwohnerkontrolle: Einzugsanzeige). Kantonale oder eidgenössische Formulare, welche ohne Änderung verwendet werden, sind mit einer Laufnummer von 99 rückwärts identifiziert.
  • ein sonstiges Dokument mit einem D gefolgt von der Kapitel-Nr. des Prozesses, einer fortlaufenden Nummer beginnend mit 01 und dem Änderungsindex beginnend mit A. Komplexe Abläufe und in sich abgeschlossenen Prozesse werden mit einer Laufnummer ab 50 identifiziert und in einem Standard-Layout umschrieben. Kantonale oder eidgenössische Unterlagen, welche ohne Änderung verwendet werden, sind mit einer Laufnummer von 99 rückwärts identifiziert.

Die unterschiedliche Tiefe der Darstellung der einzelnen Organisationselemente basiert auf dem entsprechenden Risiko mit den Dimensionen

  • Komplexität des Prozesses
  • Auswirkung bei Nichteinhalten der Vorgaben

Prinzipiell soll die Umschreibung so einfach wie möglich, aber auch so genau wie nötig sein.

 

Zu archivierende Dokumente mit gemeindeweiter Bedeutung sind mit einem A bezeichnet, gefolgt von der Kapitel-Nr. des Prozesses, einer fortlaufenden Nummer beginnend mit 01 und evtl. einem Zusatz, wie einem Änderungsindex oder einer Identifikation einer Periode (Beispiel: A1.1-03 identifiziert die Unterlagen der Gemeindeversammlungen der Gemeinde Niederglatt). Der Zugang zu diesen Items ist – mit Einschränkung nur für die Berechtigten – sowohl im jeweiligen Prozess, als auch in der Funktion „Akten und Archiv“ dargestellt; wo öffentlich zugänglich, wie im erwähnten Beispiel führt der Link auf der Ident gleich zur entsprechenden Stelle in der Homepage der Gemeinde.

 

Die Anweisung für das Records Management des Organisationshandbuchs (Anweisungsdokumente) ist in D0.3-01 umschrieben.

 

Einige wichtige Formulare und Dokumente sind via Top Docs von jeder Seite aus oben abrufbar. (noch nicht eingerichtet)