2.5 Datensicherung und Archiv
Datensicherung
Die Datensicherung der Gemeindeverwaltung erfolgt auf einem externen Server in der Schweiz bei der Abraxas Informatik AG. Die Abraxas Informatik AG stellt mit zwei voneinander unabhängigen Rechenzentren sicher, dass die Gemeindeverwaltung im Katastrophenfall (ein Standort fällt vollständig aus) innerhalb von zirka sechs Stunden mit reduzierter Leistung weiterarbeiten kann. Der maximale Datenverlust bei der Abraxas Informatik AG beschränkt sich auf noch nicht abgeschlossene Transaktionen zum Zeitpunkt des Ausfalls.
Archiv
Archive sind Einrichtungen zur Bewahrung, Erschliessung und Vermittlung einer dauerhaften dokumentarischen Überlieferung, welche rechtlichen, administrativen, kulturellen und wissenschaftlichen Zwecken dient.
Die Zürcher Archivgesetzgebung verpflichtet die Gemeinden dazu, eigene Archive zu führen. Diese Vorgabe ist direkt abgeleitet aus dem verfassungsmässigen Prinzip der Gemeindeautonomie. Der Begriff "Gemeinden" umfasst politische Gemeinden bzw. Einheitsgemeinden, Schulgemeinden, Kirchgemeinden sowie Zweckverbände und interkommunale Anstalten. Das Staatsarchiv übt die fachliche Aufsicht über die Archive der Gemeinden aus.
Im Kanton Zürich arbeiten Staatsarchiv und Gemeindearchive schon seit über hundert Jahren zusammen. Ein Reglement von 1877 verpflichtete die Gemeinden erstmals, ein Exemplar ihrer Archivinventare im Staatsarchiv zu hinterlegen. 1887 wurden die Gemeindearchive der Aufsicht des Staatsarchivs unterstellt.
Das Staatsarchiv ist das zentrale Archiv des Kantons und seiner Rechtsvorgänger. Es berät die Gemeinden und übt die fachliche Aufsicht über die andern Archive aus.
Gemeinden führen Registraturpläne und Verzeichnisse zum Zweck der Erschliessung ihrer Akten.
Weitere Informationen können dem Archivgesetz Kanton Zürich resp. der Archivverordnung Kanton Zürich sowie der Homepage Staatsarchiv entnommen werden. Zudem kann der Musteraktenplan für politische Gemeinden eingesehen werden.